سامانه خودنویس؛ ثبت قرارداد رایگان و رسمی در بستر قانون

در سال‌های اخیر، با توسعه خدمات الکترونیکی در قوه قضائیه و رشد بسترهای هوشمند در حوزه ثبت و امور حقوقی، سامانه‌ای با عنوان “خودنویس” راه‌اندازی شده که به افراد حقیقی و حقوقی این امکان را می‌دهد تا قراردادهای خود را به‌صورت آنلاین، رسمی، امن و رایگان ثبت کنند.

در راستای شفاف‌سازی بازار اجاره مسکن، کاهش دعاوی حقوقی میان موجر و مستأجر، و حذف واسطه‌های غیرمجاز، وزارت راه و شهرسازی سامانه‌ای با عنوان “خودنویس“ راه‌اندازی کرده است. این سامانه گامی مهم در جهت کاهش دعاوی حقوقی، افزایش شفافیت در قراردادها، و تسهیل روند اثبات توافقات در مراجع قضایی است.

🔍 سامانه خودنویس چیست؟

سامانه “خودنویس” ،که از سوی وزارت صنعت، معدن و تجارت ایجاد و به موجب تبصره ماده 18 قانون جهش تولید مسکن، به صورت رایگان، به وزارت راه و شهرسازی، منتقل شده است، بستری هوشمند و آنلاین است که به مالکان و مستأجران و خریدارن و فروشندگان امکان می‌دهد قرارداد اجاره و فروش را شخصاً تنظیم کرده، بدون مراجعه به مشاور املاک یا دفاتر واسطه، آن را به‌صورت رسمی ثبت کنند.

این قرارداد پس از ثبت در سامانه، مستقیماً به سامانه‌های مرتبط با کد رهگیری املاک، سازمان امور مالیاتی، و ثبت احوال متصل می‌شود و از اعتبار رسمی برخوردار خواهد بود.

هدف از راه‌اندازی سامانه خودنویس

بر اساس ماده ۱۸ قانون جهش تولید مسکن، راه‌اندازی سامانه خودنویس با هدف رصد و پایش دقیق بازار مسکن، و نیز ثبت رسمی کلیه معاملات املاک و مستغلات انجام شده است. این معاملات شامل خرید، فروش، پیش‌خرید، پیش‌فروش، رهن و اجاره می‌باشند. با ثبت قرارداد در این سامانه، طرفین معامله شناسه‌ای موسوم به کد رهگیری دریافت می‌کنند که به قرارداد جنبه رسمی و قابل استناد می‌دهد.

📑 چه نوع قراردادهایی را می‌توان ثبت کرد؟

سامانه خودنویس وزارت راه و شهرسازی در حال حاضر با هدف ساماندهی بازار اجاره مسکن، به طور ویژه برای ثبت قراردادهای اجاره و فروش املاک مسکونی، تجاری و اداری راه‌اندازی شده است.

قراردادهایی که می‌توان از طریق این سامانه ثبت کرد شامل موارد زیر هستند:

1️⃣ قرارداد اجاره مسکونی

• برای اجاره آپارتمان، خانه، ویلا یا هر نوع ملک مسکونی. اطلاعات مربوط به کد پستی، مشخصات مالک و مستأجر، مبلغ رهن و اجاره، مدت قرارداد و شرایط فسخ ثبت می‌شود.

2️⃣ قرارداد اجاره تجاری یا اداری

• مربوط به اجاره مغازه‌ها، دفاتر کار، کارگاه‌ها یا هرگونه کاربری غیرمسکونی. در این موارد اطلاعات دقیق کاربری ملک، شماره سند، و کد صنفی نیز ممکن است مورد نیاز باشد.

3️⃣ تمدید قرارداد اجاره

• در صورتی که قرارداد قبلی بین طرفین وجود داشته باشد، می‌توان نسخه جدید آن را به‌عنوان تمدید قرارداد ثبت کرد، بدون نیاز به مراجعه به مشاور املاک.

4️⃣ قرارداد اجاره با چند موجر یا چند مستأجر

• سامانه این امکان را فراهم کرده که در مواردی که ملک به صورت مشاعی متعلق به چند مالک است، یا چند مستأجر در یک قرارداد حضور دارند، اطلاعات همه طرفین به درستی ثبت و احراز هویت شود.

5️⃣ قرارداد فروش (🔰جدید)

• برای خرید و فروش املاک مسکونی، تجاری و اداری.

• نیازمند ثبت اطلاعات کامل ملک (کد پستی، شماره سند، مشخصات طرفین، ثمن معامله و شرایط پرداخت).

• پس از ثبت، قرارداد به صورت برخط به سازمان امور مالیاتی متصل شده و مالیات نقل‌وانتقال محاسبه و اعمال می‌شود.

الزامی بودن ثبت قرارداد در سامانه خودنویس

مطابق با مفاد ماده ۱۸ قانون جهش تولید مسکن، ثبت قراردادهای اجاره در سامانه خودنویس الزامی است. در نسخه فعلی سامانه (سال جاری)، امکان ثبت انواع قرارداد اجاره برای املاک مسکونی و غیرمسکونی فراهم شده است؛ این شامل املاکی با مالکیت حقیقی، حقوقی یا دارای چند مالک نیز می‌شود.

✍️ مزایای ثبت قرارداد در سامانه خودنویس

✅ رایگان بودن: نیازی به پرداخت حق کمیسیون یا هزینه ثبت قرارداد نیست.
✅ دریافت کد رهگیری: قرارداد شما مانند قراردادهای تنظیم‌شده در مشاور املاک، دارای کد رهگیری رسمی می‌شود.
✅ کاهش خطا و سوء‌استفاده: طرفین مستقیماً اطلاعات را وارد می‌کنند و واسطه‌ای وجود ندارد.
✅ امکان ثبت مالیاتی: به‌صورت خودکار، اطلاعات اجاره‌نامه به سامانه سازمان امور مالیاتی ارسال می‌شود.
✅ امنیت حقوقی: در صورت بروز اختلاف، قرارداد رسمی قابل استناد در مراجع قانونی است.

نقش مشاوران املاک، موجرین، مستأجرین و شهود

سامانه خودنویس به‌گونه‌ای طراحی شده که مشاوران املاک از طریق پنل کاربری اختصاصی خود، و همچنین موجرین، مستأجرین و شهود قرارداد، هر یک از طریق بخش‌های مشخص‌شده در سامانه می‌توانند ثبت‌نام کرده و به‌صورت رایگان از امکانات آن بهره‌مند شوند. این امکانات شامل ثبت قرارداد اجاره، مشاهده سوابق، و استعلام قراردادهای ثبت‌شده می‌باشد.

📄 ورود و ثبت نام در سامانه خودنویس و مراحل ثبت قرارداد در سامانه

1) ورود به سامانه: https://khodnevis.mrud.ir

ابتدا به صفحه سامانه مذکور به آدرس https://khodnevis.mrud.ir رفته و و بر روی گزینه ورود در بالا سمت چپ سایت کلیک کنید. در این مرحله باید تعیین کنید که تحت چه عنوانی وارد سامانه خود نویس املاک می شوید: ورود به عنوان شخص حقیقی یا حقوقی یا مشاور املاک.

سپس به صفحه پنجره ملی خدمات دولت هوشمند هدایت می‌شوید و باید، شماره همراه خود را در کادر مربوطه، وارد نموده و برروی گزینه “ارسال رمز یکبار مصرف”، کلیک کنید تا در پنجره ملی خدمات دولت هوشمند، احراز هویت انجام گردد.

2) ایجاد قرارداد

پس از تایید اصلاعات هویتی در پنجره ملی خدمات دولت هوشمند، وارد فضای کاربری خود در سامانه خودنویس خواهید شد. در این فضا با کلیک بر روی ایجاد قرارداد جدید، در صفحه جدید نوع معامله، نوع نقش، نوع قرارداد، نوع کاربری را مشخص می‌کنید.

3) اطلاعات هویتی مالک

در این مرحله اطلاعات مربوط به موجر ثبت می‌شود. در صورت مشاع بودن ملک و داشتن بیش از یک موجر، از طریق گزینه “افزودن موجر” جهت ثبت اطلاعات همه مالکین اقدام می گردد. با کلیک بر روی مرحله بعدی، اطلاعات اصلی مالک و محل سکونت نمایش داده می‌شود که در صورت تایید وارد بخش بعدی یعنی “اطلاعات ملک” می شوید.

4) ورود اطلاعات ملک (کد پستی، شماره سند یا اجاره‌نامه قبلی)

در بخش اطلاعات ملک، ملک مورد نظر را انتخاب کرده و یا در صورت عدم موجود بودن، با گزینه “افزودن” آن را ایجاد کنید.در این بخش  اطلاعات سند ملک، اطلاعات اصلی ملک، نشانی ملک، امکانات اصلی ملک، شناسه قبض برق ملک ثبت و یا بررسی می گردد.

5) ورود اطلاعات قرارداد (مبلغ اجاره، ودیعه، مدت زمان)

در این مرحله مبلغ و تاریخ قرارداد و سایر موارد مربوط به قرارداد طبق توافق طرفین وارد می شود. اعم از تاریخ عقد قرارداد، تاریخ شروع قرارداد، تاریخ تحویل ملک به مستاجر، مدت زمان اجاره، مبلغ رهن، روش پرداخت، مبلغ اجاره ماهانه.

6)شرایط قرارداد

در این بخش شرایط و تعهدات مکتوب قرارداد ثبت می‌شود.در بخش اول موارد کلی و نکاتی که از نظر قانونی باید در قرارداد ذکر شود نمایش داده می‌شود. می توانید از طریق دکمه افزودن بند در صورت نیاز متن توافق مورد نظر خود را اضافه کنید. در سربرگ های دیگر این بخش، مبلغ وجه التزام تاخیر ملک، نوع انتفاع ملک، تعهدات طرفین، تعهدات مستاجر، تعهدات موجر، سرقفلی ملک را می توانید وارد کنید

7) اطلاعات مستأجر

در این مرحله با کلیک بر روی افزودن مستاجر، نوع مستاجر را انتخاب کرده و سپس اطلاعات مستاجر را وارد نمایید.پس از این کار پیامک لینک قرارداد برای مستاجر ارسال خواهد شد و مستاجر با وارد شدن به پنل کاربری خود می تواند قرارداد را مطالعه و امضا و تایید نماید.

8) افزودن شاهد

پس از امضای قرارداد، گزینه افزودن شاهد نمایش داده می شود. پس از وارد کردن اطلاعات شاهدین، شاهد باید وارد پنل کاربری خود شده و قرارداد را تایید نماید.

9) دریافت نسخه PDF قرارداد رسمی + کد رهگیری

پس از تایید شهود و تایید طرفین، قرارداد در وضعیت مهلت لغو قرارداد قرا می‌گیرد و پس از یک ساعت کد رهگیری صادر می‌شود.

❗ نکات مهم هنگام استفاده از سامانه

• ملک باید دارای کد پستی معتبر و ثبت‌شده در سامانه املاک باشد.

• مالک و مستأجر هر دو باید دارای شماره موبایل ثبت‌شده به نام خود باشند.

• مالک باید اطلاعات سند یا برگه مالکیت معتبر را داشته باشد.

• پس از ثبت، امکان چاپ نسخه رسمی قرارداد و استفاده از آن در بانک، شهرداری، و مراجع رسمی وجود دارد.

 

👨‍💼 نقش کارشناس رسمی دادگستری در امور ثبتی

در برخی موارد، ممکن است وضعیت ثبتی ملک یا حدود اربعه آن دارای ابهام باشد، یا مالکیت محل مورد اجاره به‌درستی در سامانه ثبت نشده باشد.

در این موارد، حضور و مشاوره کارشناس رسمی دادگستری  می‌تواند بسیار حیاتی باشد:

• بررسی دقیق وضعیت ثبتی و حقوقی ملک

• تعیین موقعیت دقیق و تهیه نقشه UTM یا کروکی

• مشاوره در موارد اختلاف با مستأجر یا وارثین

• راهنمایی برای ثبت ملک در سامانه املاک و مستغلات

⚖️ تفاوت سامانه کاتب و خودنویس در ثبت قرارداد

سامانه‌های کاتب و خودنویس هر دو برای ثبت قرارداد طراحی شده‌اند، اما اهداف، مجریان، و نوع قراردادهایی که پشتیبانی می‌کنند متفاوت است.

در ادامه تفاوت این دو سامانه را به‌صورت دقیق و مقایسه‌ای بررسی می‌کنیم:

ویژگی	سامانه خودنویس	سامانه کاتب
متولی سامانه	وزارت راه و شهرسازی	قوه قضائیه
آدرس اینترنتی	khodnevis.mrud.ir	www.kateb.ir
هدف اصلی	ثبت رسمی و نظارتی قراردادهای اجاره ملک برای صدور کد رهگیری و اتصال به سامانه املاک	ثبت و حفظ رسمی قراردادهای خصوصی با اعتبار قانونی و قضایی برای استفاده در مراجع حقوقی
نوع قراردادهای قابل ثبت	قرارداد اجاره و فروش ملک (مسکونی، تجاری و اداری)	همه انواع قراردادها (اجاره، فروش، شراکت، مشارکت، پیمانکاری، خدمات، و...)
اعتبار حقوقی	قابل استناد در سازمان امور مالیاتی، شهرداری، بانک و نهادهای مرتبط با املاک	قابل استناد در دادگاه‌ها و مراجع قضایی به‌عنوان سند رسمی الکترونیکی
قابلیت استفاده توسط مشاور املاک	✅ بله، با پنل مخصوص مشاوران املاک	❌ نه، تنها توسط طرفین قرارداد
ثبت قرارداد با چند مالک یا چند مستأجر	✅ پشتیبانی می‌شود	✅ امکان‌پذیر است
کاربران هدف	مالکان، مستأجران، مشاوران املاک، شهود	عموم مردم، کسب‌وکارها، اشخاص حقیقی و حقوقی
هزینه ثبت	کاملاً رایگان	ثبت در سامانه رایگان، اما تأیید نهایی در دفاتر خدمات قضایی ممکن است هزینه‌بر باشد
اتصال به سامانه مالیاتی و ثبت املاک	✅ مستقیم و خودکار	✅ مستقیم و برخط
نیاز به سند رسمی	ندارد، با سند عادی هم ممکن است	دارد، فقط با سند رسمی

🟢 نتیجه‌گیری:

• اگر قصد دارید قرارداد اجاره ملک را بدون هزینه، با صدور کد رهگیری رسمی و ثبت در سامانه املاک تنظیم کنید، سامانه خودنویس (khodnevis.mrud.ir) مناسب شماست.

• اگر هدف شما تنظیم و ثبت هر نوع قرارداد حقوقی یا مالی بین اشخاص با اعتبار قضایی و قابلیت استناد در دادگاه است، سامانه کاتب (www.kateb.ir) گزینه تخصصی‌تری خواهد بود.